Durante las últimas semanas, y debido al momento tan excepcional que estamos viviendo, han sido muchas las personas que me han preguntado cuáles son las herramientas de teletrabajo que utilizo en mi día a día para gestionar mi negocio desde casa y tener todos los procesos, tanto digitalizados como automatizados.
Así que he escrito este post con la intención de ayudarte y ahorrarte horas preguntando o buscando por internet las mejores opciones.
Conocerás para qué uso cada herramienta y tendrás algunas ideas que te ayudarán a tomar la decisión adecuada a la hora de organizar tus procesos.
¡Allá vamos!
Estas herramientas me ayudan a hacer que el proceso de tener un equipo deslocalizado sea mucho más fluido:
Herramientas de teletrabajo para optimizar la comunicación y gestión del equipo
Seguramente sea esta una de las aplicaciones que más uso a diario. Zoom es la herramienta de videoconferencia más fácil de usar y con muchas opciones que harán de tus reuniones, eventos digitales o webinars una buena experiencia digital.
Estas son las facilidades que te brinda Zoom para que el teletrabajo sea más sencillo:
Grabar la videoconferencia.
Te almacena tanto el vídeo en sí, como los audios por separado. Y si has utilizado el chat escrito, también te lo exporta.
Variedad de formatos
- Webinar: puedes configurar este formato si vas a impartir una masterclass en directo y prefieres interactuar con tu audiencia por el chat escrito.
- Reuniones: en las que se te ve tanto a ti como a las personas que interactúan contigo.
En mi caso, utilizo este formato para las tutorías de todos mis cursos, porque me gusta hablar de tú a tú con los alumnos y ayudarles con la evolución de la formación.
Grupos internos dentro de una misma conexión: utilizo esta opción para proponer acciones de networking o trabajos en equipo
Por ejemplo, puedes hacer una tutoría con 50 alumnos, con todas las pantallas conectadas o, si te interesa, puedes crear 10 grupos de 5 personas para que trabajen un ejercicio concreto.
Además de conseguir que se apoyen unos a otros, tú mismo podrías pasarte por cada una de las salas que se crean en ese momento para resolver dudas o inquietudes.
- Todos los asistentes que quieras
En la versión gratuita puedes hacer una convocatoria de hasta 100 personas. En la premium puedes tener hasta 1000 personas en directo.
- Todas las opciones para hacer clases dinámicas:
Puedes compartir pantalla y enseñar tanto un powerpoint que tengas en tu ordenador
También puedes conectar tu Ipad y explicar conceptos con alguna app que emule una pizarra electrónica. Esta opción me gusta mucho porque me ayuda a resolver dudas al instante con cualquiera de mis alumnos.
- Compatibilidad para hacer directos en Facebook
Es una de las mejores opciones para hacer un directo dentro de Facebook con la opción de compartir pantalla con una persona a la que entrevistes. (Facebook no te da esta opción por si solo)
Solo tienes que conectar las dos aplicaciones y realizar los directos que quieras.
Slack
Si hay una herramienta de teletrabajo que te ayuda a gestionar de forma efectiva la comunicación con el equipo, con colaboradores e incluso con clientes y alumnos, sin duda es ésta.
Se trata de un chat que mejora las funcionalidades que puedes tener en Whatsapp u otro tipos de aplicaciones como Hangout, porque tienes la opción de crear canales temáticos e incluir en ellos solo a las personas a las que les interese un asunto concreto.
Por ejemplo, puedes crear canales según:
- Departamentos de tu empresa.
- Proyectos que estés impulsando o en los que estés ahora mismo.
- Temáticas de las lecciones de un curso.
Utilizar esta herramienta ha reducido, a la mitad, todo el flujo de trabajo que generaba anteriormente por correo.
Y créeme, da mucha libertad esa ventaja de comunicarse, en tiempo real, con las personas de tu proyecto.
Además de que el teletrabajo se vuelve mucho más eficiente.
Por otra parte, puedes integrarlo con algunos servicios que ya utilices, como Google Business, Google Calendar o Dropbox.
Si lo integras, te creará un canal, a través del cual te llegarán todas las notificaciones.
Con esto ahorrarás tiempo en gestionar emails mientras optimizas el resto de los procesos
Asana
Hasta ahora, Asana es la herramienta más completa y sencilla de utilizar que he encontrado para gestionar el flujo de trabajo con el equipo.
Después de utilizar algunas como To Do List o Kanban Flow, Asana representa, para mí, lo mejor de estas dos en un mismo lugar.
Con ella he conseguido tener una visión general del estado de las tareas de los diferentes proyectos y, al mismo tiempo, ser más productivo las propias.
Eso sí, requiere antes un estudio de tu propio flujo de trabajo hasta que encuentres la mejor manera de jerarquizar tus proyectos, definir las tareas y las subtareas.
Porque tiene muchas opciones y has de usarlas de manera que sea práctico para tí y tu equipo.
Te voy a contar cómo lo hacemos desde Monetizados.
- Tenemos una tarea general que supone el resultado del objetivo que queremos conseguir dentro de un proyecto y esta tarea general, la dividimos en subtareas para simplificar los procesos.
- Cada tarea y subtarea se puede asignar a las personas implicadas en llevarlo a cabo. En nuestro caso, la tarea general se asigna al supervisor de todos los procesos que implica, y la subtarea, a las personas que están encargadas de llevar a cabo la acción.
- Después de realizar varias pruebas, hemos creado tantas asignaciones como cursos y proyectos tenemos en la empresa, ya que hemos detectado que todas las acciones, de los diferentes departamentos, confluyen en un mismo proyecto o curso.
- Conozco a colegas que tienen tantos proyectos en Asana como departamentos de su empresa. Sin embargo, en nuestro caso, funcionamos mejor como equipo si tenemos la visión general de cada proyecto en un mismo espacio.
- Dentro de cada proyecto, tenemos secciones que están delimitadas por departamentos que intervienen en ese proyecto, así como las tareas y subtareas necesarias para llevarlo a cabo.
- Cada tarea te permite la asignación de una persona y la mención de todas las personas implicadas en su ejecución. También puedes fijar la fecha límite en esa tarea y añadir una etiqueta que sirva para tu organización interna.
En nuestro caso, hay algunos miembros del equipo que utilizan las etiquetas para definir prioridades del día:
Si una es su foco, añaden esta etiqueta. Si es una acción de seguimiento, añaden otra.
Más ventajas de Asana:
- Cada tarea tiene varias vistas. Hay personas del equipo que prefieren ver las tareas en listado, otras en calendario, otras en cronograma… A mí, particularmente, me gusta más en columnas. Así que cada uno, cuando abre un proyecto, selecciona su propia vista para organizarse mejor mentalmente.
- En cada tarea puedes añadir archivos, fotos, videos.. Lo que quieras. Es muy cómodo tener el historial de la evolución de un proyecto en un mismo lugar porque asegura que ese proyecto evolucione a buen ritmo.
- Recibes notificaciones todos los días con lo que hay que hacer. Lo tengo activado en el móvil y todas las mañanas veo en un vistazo cuáles son las prioridades del día y en qué me tengo que poner las pilas.
- Cuando terminas un proyecto, puedes archivarlo. Esto es una ventaja para procesos que se repiten en el tiempo. En nuestro caso, en los Lanzamientos (aunque ninguno es igual) se repiten casi las mismas acciones.
- Poder chequear todas las acciones de un lanzamiento archivado cuando estás preparando el que tienes entre manos, te ayuda a no empezar de cero siempre y saber por donde tienes que tirar para hacerlo mejor y diferente😊
Diferencias entre Slack y Asana
Esta es una de las preguntas que más me han hecho cuando me han preguntado sobre estas herramientas de teletrabajo sobre las que hoy te estoy contando.
Y es que las dos aplicaciones sirven para trabajar en equipo, comunicarse y ahorrar procesos de trabajo.
En el caso de Slack, la comunicación es instantánea y en ella se trabaja con avisos inmediatos o incluso para hacer un brainstorming.
Por su parte, Asana es en donde se registran las asignaciones y se deja la constancia de los procesos terminados.
Es decir, desde donde se organiza el flujo de todas las acciones y se desarrolla de forma determinada.
En nuestro equipo es muy frecuente que, cuando surge una tarea urgente, le pida a un compañero que mire un proyecto específico, copiando el enlace de Asana en donde se encuentra la explicación de lo que necesito de él, así como el histórico de ese proyecto.
Con esta simple acción, no solo estoy potenciando la inmediatez sino que me estoy ahorrando dar una explicación, porque ya está todo registrado en Asana.
Toggl
Más que una herramienta de teletrabajo, se trata de una herramienta para ser más productivo mientras trabajas desde casa – o desde donde sea.
Ya sabes eso que dicen “ el tiempo es dinero”. De forma que, si logras optimizarlo, conseguirás ahorrar mucho, de ambos.
Toggle es una herramienta online que te ayuda a registrar el tiempo que le dedicas a cada una de tus tareas diarias.
Te brinda la oportunidad de crear los distintos proyectos en los que estás trabajando, asignar miembros a tu equipo o identificar a los clientes para los cuales realizarás determinadas tareas.
En mi caso, un solo curso requiere planificación, guionización, grabación y edición de cada vídeo hasta, finalmente, montarlo en la plataforma.
Con esta herramienta, puedo valorar cuánto tiempo exacto me supone cada tarea y aplicar correctivos que me ayuden a optimizar mejor estos procesos.
Es muy intuitiva. Basta con acceder a ella y clicar sobre «Start tracking».
Después de introducir tu email y contraseña ya tienes acceso al dashboard en el que podrás observar cuánto tiempo has dedicado a cada proyecto.
También te ofrece informes detallados sobre cada tarea en concreto.
Tiene versiones, tanto gratuitas (hasta 5 miembros), como de pago y permite llevar el registro de cuánto invierte cada miembro del equipo en un proyecto para determinar la rentabilidad del mismo.
Loom
Esta herramienta te permite mandar video mails. Sí, así, como lo oyes: es la evolución del mail de toda la vida a lo digital… Y, al mismo tiempo, cercano.
Me explico.
Al comienzo de este post te contaba que tanto Slack como Asana te ayudaban a reducir el volumen de correos entrantes.
Sin embargo, sí que hay algunos mails que deben seguir enviándose, como puede ser una propuesta de venta o un análisis profundo.
Para evitar escribir más de la cuenta y poder brindar la misma calidad en una explicación mientras continúas siendo cercano, nació Loom.
Con Loom puedes grabar en video el mensaje que quieras compartiendo pantalla o no, ya que tienes tres opciones de visualización:
- Compartiendo campaña saliendo tú mismo en un círculo
- Mostrando solo la pantalla.
- Apareciendo únicamente tú.
Lo bueno de esta herramienta es que no tienes que descargar el video para mandarlo por mail, sino que, al reenviarlo, se genera un mail con un gif (que no pesa nada y que es la previsualización del video que has grabado) y un enlace automático para que tu destinatario lo vea.
Al acceder a este enlace, la persona que reciba tu email va a poder ver tu video y comentar, por minutos, qué le parece cada uno de tus consejos.
Imaginate lo práctico que es trabajar así muchas de tus comunicaciones a partir de ahora.
Esta herramienta se creó con este fin, pero también lo puedes utilizar para crear videotutoriales.
Tanto para alumnos como para los procesos internos de tu empresa.
La aplicación te da la opción de bajar cada video, con lo que puedes subirlo a una plataforma para distribuirlo, después, como lo haces de forma habitual.
Otro de los usos que yo le doy es para corregir los videos de nuestro equipo que puedes ver en nuestras redes sociales o en la web.
Cuando el videomaker lo monta, lo sube a esta plataforma y yo le marco el momento exacto del video en el que me surge una idea.
Es mucho más práctico parar el video y comentar dentro de la plataforma Loom que tener que mirar qué minuto es, apuntarlo y luego pasarlo por mail. 😉
La versión gratuita te limita el tiempo del vídeo a cinco minutos y tiene algunas restricciones de almacenamiento.
Drive
Para mí, DRIVE es la oficina virtual que comparto con el equipo y colaboradores.
Es como el centro de operaciones.
Ahí tenemos toda la empresa dividida por áreas (cada una de ellas una carpeta) y tenemos acceso general o limitado según usuarios y proyectos.
La ventaja de drive es que es una nube universal y nos acompaña con el mismo gestor de correo que utilizamos, (GMAIL).
Nos permite trabajar con documentos colaborativos de los mismos formatos que Microsoft (Word, Excel, PPT), hay compatibilidad tanto con Windows como con Mac e incluso se puede trabajar en tiempo real.
Lo que resulta súper útil para cualquier equipo en remoto.
Dropbox
Seguramente, pienses que si tienes una nube como Drive, no necesitas un Dropbox.
La verdad es que Dropbox, que comenzó como un cloud de almacenamiento, ha evolucionado bastante.
Desde que Google Drive comenzó a formar parte del juego, asumiendo la cuota de mercado de la que se hizo, Dropbox espabiló y comenzó a ofrecer algunas de las funcionalidades de Drive:
- Trabajar con documentos compartidos en línea
- Seguridad en las carpetas que elijas
- O trabajo en equipo a través de chat.
Yo sigo utilizando Dropbox para almacenamiento, de aquellos archivos que sé que no voy a utilizar en un tiempo, pero que prefiero tener a buen resguardo.
Y en Drive puedo unificar todos los documentos de trabajo diario.
Herramientas de teletrabajo que harán tu creación de contenidos y tus procesos de venta más fluidos y efectivos
Para tus contenidos
Para tus procesos de venta
- Everwebinar
- Webinarjam
- Deadline Funnel
- Affiliatewp (plugin wordpress )
- Thrivecart
Vídeos profesionales
Es la herramienta profesional que utilizamos para montar nuestros videos.Sin embargo, cualquier persona puede controlarla, porque su uso es muy intuitivo.
En Monetizados la utilizamos para:
- Editar los videos con corta y pega de toda la vida, trabajando en canales separados el video y el audio e imágenes.
- Para poner las transiciones y efectos que ves en algunos de estos vídeos. Hay un banco de ellos en la herramienta, pero también puedes exportarlos.
- Para cambiar la resolución del video y adaptarlo a todas las plataformas. Premiere tiene los presets ajustados, con lo que solo tienes que seleccionar si es para Vimeo, YouTube o cualquier red social y en qué calidad.
- Te da la opción de convertir el video en los formatos que quieras (horizontal o vertical).
- Puedes hacer superposiciones de imagen, a doble ventana, triple… Lo que desees.
- También titulamos los videos y montamos la carátula de muchos de ellos
Como novedad, Adobe te da la opción de guardar tus archivos en la nube (es muy práctico si viajas constantemente y te interesa montar en cualquier momento sin depender siempre de un disco duro siempre.
Además, hay muchos video-tutoriales y un soporte contínuo que te ayuda a mejorar cada día y probar muchas opciones para potenciar tus videos en todo momento.
Creación de Web
- Hosting: webempresa
- Hosting: Raiola
- Dondominio
Herramientas SEO
- Sistrix
- Keysearch (oferta especial para nosotros de 1 céntimo )
- Vidiq–
Esta última es el chivato, por excelencia, de YouTube y te ayuda a saber cómo posicionar tu video en esta plataforma.
Redes Sociales
Esta es una de las herramientas de programación y análisis de estadísticas para redes sociales y web que mejor me ha funcionado hasta el momento (y te aseguro que han sido unas cuantas) .
La ventaja de Metricool frente a otras son que:
- Es una interfaz muy intuitiva, muy fácil de gestionar.
- Puedes programar redes desde un calendario, si eres tan visual como yo, por lo que esta opción te gustará.
- Puedes crear listados de contenido automáticos. Para Twitter, que es una red que exige mucho contenido, es una liberación.
- Te da los datos de una manera muy atractiva, a nivel visual, y muy fácil de entender. Además, son datos muy pormenorizados.
También puedes gestionar los anuncios desde la propia aplicación y aunque no he ahondado en esta funcionalidad, porque lo hago desde las plataformas de las redes sociales, merece la pena probarlo.
También tiene una funcionalidad para Instagram que es todo un descubrimiento:
Puedes hacer linkeable cada una de las fotos de tu perfil de Instagram con Metricool.
La APP “replica” tu perfil y en ese nuevo look and feel cuando linkeas una foto, te la dirige al link que desees.
La forma en que tu audiencia puede verlo es poniendo ese enlace a tu perfil replicado y linkeable en la misma bio.
Diseño
Crello
Hasta el momento, la mejor plataforma para hacer diseños fáciles, divertidos y con movimiento.
Frente a otras apps, ofrece en su versión gratuita muchos modelos, pero la versión de pago es superior en todos los sentidos.
Ya no sólo puedes hacer un diseño bonito para redes. También puedes crear post con gifs o videos animados. Incluso, crear máscaras para tus memes.
Te da la opción de diseñar todo tipo de formatos que necesites para tu empresa, desde diseños para promociones, para web, para la oficina o para tus videos.
Están en constante innovación, porque cada día puedes ver nuevas plantillas que se ajustan al momento que estás viviendo, como navidades, pascua o el partido de la Super Bowl.
Otra de las cosas que más me gustan de esta app es que puedes seleccionar todos tus diseños y archivos por carpetas, no tenerlo todo en un batiburrillo.
Por un lado, las carpetas que yo tengo de los diseños están definidas por el objetivo al que destino esos diseños.
Por otro lado, la parte de archivos que destino para trabajar en los diseños, como un logotipo, pueden ordenarse y tipificarse, en una carpeta, para tenerla a mano visualmente.
Dentro de la app también tienes banco de fotos, de stickers, de fondos…
Tiene una opción gratuita ( bastante grande) y una de pago. También se renueva a diario para que siempre encuentres inspiración.
99designs
Es una plataforma que reúne a diseñadores de todo tipo que te ayudan a crear, desde un logo hasta una plantilla de diseño para redes sociales o el diseño de tu camiseta corporativa.
La dinámica es curiosa y muy pensada para satisfacer al usuario.
Tú completas, mediante un cuestionario, los datos básicos del briefing del diseño que necesitas.
Cuando publicas tu oferta, varios diseñadores tienen la opción de “concursar”y, cuando concursan, te hacen propuestas gracias a ese briefing.
Con la propuesta de diseños, tú puedes pedir a todos los candidatos que hagan cambios, mejoras o correcciones.
Y ellos, hasta el punto que quieran, lo van haciendo.
Después de unos días, eliges a los semifinalistas con los que trabajarás nuevas ideas del concepto.
Y después, eliges a los diseñadores ganadores, que van a servir de base para mejorar, aunque no para buscar nuevas ideas.
Email Marketing y Automatizaciones
Administración y control de ventas
Holded
Con esta aplicación puedes decir adiós a depender de un contable para analizar tus finanzas, hacer facturas o llevar un control de tu empresa.
Con Holded puedes:
- Hacer facturas y presupuestos en 30 segundos. Puedes tener todos tus productos y servicios configurados y después solo es elegir el que tengas que poner en el presupuesto y factura.
- Si haces un presupuesto y te lo aprueban, puedes ir al documento almacenado en la aplicación y convertirlo en factura en un click. Automáticamente pasa al departamento de facturas y a tu propia contabilidad.
- Gestionar tu IVA. Al subir las facturas para la gestión de la contabilidad, te dice en tiempo real el IVA a pagar si miras las estadísticas.
- Tiene una app que sirve para escanear desde el móvil esos tickets que te puedes contabilizar. Y , automáticamente, lo sube a la plataforma.
- La contabilidad que te realiza es como la contabilidad tradicional, con sus asientos y todo lo necesario para llevar una gestión que cumple los parámetros de la administración.
- Te permite ponerte objetivos y demostrarte con gráficos si los cumples.
Además, desde la propia plataforma:
- Puedes mandar emails con facturas, avisos o novedades de tus productos.
- Si tienes un gestor que te lleva la contabilidad, puedes añadirle como usuario y analizar los números, registrando cada movimiento.
Es una herramienta muy cómoda al momento de asumir el control de tus finanzas, si no quieres depender de personas que la lleven por tí para conocer tus números, en cualquier momento del día.
Esto no quiere decir que debas prescindir de un gestor (yo aconsejo que siempre cuentes con un especialista que te pueda asesorar en cualquier momento) sino que Holded te ayuda a familiarizarte más con los números por su interfaz sencilla y su fácil uso.
Y finalmente...
Hasta aquí, casi todas las herramientas que utilizo para el teletrabajo.
¿Qué te han parecido?
Y es que aunque día a día vamos probando, añadiendo y cambiando algunas por otras, sí que es cierto que cuando las tienes, comprendes cómo facilitan las gestiones y procesos.
Además de ayudarte a tener una empresa digitalizada por completo.
Cuéntame en los comentarios qué herramientas te resultan más útiles para tu proyecto y cuáles utilizas tú, que no están en esta lista.
¡Un abrazo!
