En el artículo de hoy quiero comentarte algo que te puede ser útil cuando tengas la sensación de que tu correo de Gmail se te empieza a ir de las manos por la cantidad de mails que llegan.
Como he comentado en alguna ocasión, en tu correo de Gmail no solo puedes ver los mails que te llegan a tu dirección «[email protected]«, sino que también podrás gestionar ahí tus correos desde otras cuentas externas. De esa forma lo tendrás todo en una misma pantalla y podrás usar el potencial de Gmail para enviar, leer y almacenar tus correos.
Todos sabemos que el buscador de Google es el más potente y, aparte del uso normal que se le da diariamente, tiene herramientas muy avanzadas en su interior que podemos usar con ciertos parámetros. Si los conoces descubrirás un mundo lleno de posibilidades.
Lo mismo pasa con Gmail. Muchas veces nos limitamos a ver cómo llegan nuestros correos, los cuales se van apilando cada vez más y mezclándose con miles de emails de publicidad, ofertas y demás, que hacen que haya mucho ruido entre la información realmente importante.
Es ahí donde entra un poco el trabajo manual que podremos realizar para ordenar todos esos mails y hacer nuestra vida un poco más fácil en ese sentido.
¿Cómo clasificar nuestros correos en Gmail?
Algunos de los elementos que pone Gmail a nuestra disposición para organizar nuestros correos son:
Etiquetas: Podremos asignar una etiqueta a un correo determinado y así los tendremos clasificados.
Estrellitas: También podremos clasificar nuestro correo marcando la estrellita que aparece a la izquierda del nombre. Con eso estaremos destacando los más importantes.
Marcarlo como importante: Esta funcionalidad, representada con una especie de etiqueta a la derecha de la estrellita, será algo parecido a la estrella y lo usaremos para marcar los contenidos que también nos parece más importantes. La diferencia con la estrella es que esto sería más general. La estrella sería «favoritos» y el otro «importante» (creo que se puede llegar a deducir la diferencia). Además, Gmail marca como importante algunos mails según su criterio, cosa que no hará con la estrella que solo puedes manipularla tú.
Filtros: Si en algo es bueno Google, es en buscadores, por tanto podrás usar filtros mediante la caja de búsqueda que hay para buscar entre tus correos.
Usar filtros en Gmail para buscar en tu correo.
En este artículo me voy a centrar en la página de filtros que podrás usar para buscar en tu correo de una forma rápida. Esto te ayudará a ir directamente a una serie de correos que estás buscando y no tener que estar dejándote los ojos recorriendo todos.
En cuanto a filtros de búsqueda en Gmail, podríamos clasificarlos en dos niveles:
Básico: Usaremos un menú para poder definir qué filtro queremos mostrar. Tendremos la posibilidad de guardarlo para acceder a él de una forma rápida. Esta opción tendrá el siguiente menú:
Cómo veis tenéis unas cuantas opciones para buscar dentro de alguno de los buzones en concreto (donde pone «Search»), mails enviados por alguien, enviados a alguien, con un tema determinado, que contenga ciertas palabras, la antigüedad del email, etc. Esta forma ya puede ser bastante útil y al final podréis pulsar en la opción de abajo a la derecha que te permite crear un filtro con esa búsqueda que estás haciendo.
Avanzado: A parte, podemos usar el buscador de una forma más avanzada, y sería a través de ciertos parámetros en la caja de búsqueda.
En esta segunda opción es por la que seguiré desarrollando el artículo y mostrando algunos ejemplos de lo que se podría hacer.
Buscar en el correo Gmail con filtros avanzados
Al igual que podemos usar parámetros en el buscador de Gmail para buscar páginas web, también podremos usarlos en Gmail para buscar correos.
Así podremos tener una serie de búsquedas que nos interesará guardar para acceder rápidamente a la selección de correos que queramos.
Vamos a poner algunos ejemplos:
Buscar correos no leídos en la bandeja de entrada
Uno de estos filtros interesantes podría ser el de buscar correos no leídos.
Creo que a todos nos pasa que vamos acumulando una gran cantidad de correos sin leer con el paso del tiempo. Si miro en mis cuentas de Gmail, podrían llegar a miles ya que muchos de ellos nos los abres porque son publicidad o cualquier otra cosa que no te interesa y, sino te encargas de ir borrándolos, se te irán acumulando muchísimos con el paso del tiempo.
Para ello vamos a usar el siguiente comando en la cajetilla de búsqueda de Gmail:
in:inbox label:unread
Con esto le estamos diciendo que queremos ver los mails no leídos de los que están en nuestra bandeja de entrada.
Dejar claro que nuestra bandeja de entrada también incluiría las nuevas pestañas de «Social» y «promociones», pero desechará otras como la de SPAM, basura, enviados, etc.
Jugando con esto, si manejas varias cuentas desde el mismo Gmail, podrás poner algo como lo siguiente:
in:inbox label:unread to:[email protected]
Ahí le estás diciendo que quieres solo los correos sin leer de la cuenta concreta de «[email protected]».
A parte, también le puedes añadir una cadena de caracteres para buscar solo el correo que contenga algo determinado. Por ejemplo:
in:inbox label:unread to:[email protected] solicitud de colaboración
Como en el buscador de web normal, podríamos poner el texto entre comillas si queremos que coincida exactamente.
Buscar correos que te han enviado con el formulario de contacto del blog:
Si tienes un formulario de contacto del blog, es posible que se te vayan acumulando estos correos que te mandan y se te pueda olvidar ir respondiéndolos.
Para ello también podremos usar un comando para ver todos los emails que nos han escrito y así saber si nos hemos dejado alguno sin responder.
Para ello vamos a usar lo contado antes, pero añadiendo varios temas, que son los que definen esos emails de contacto desde los formularios del blog.
En mi caso, los emails que me enviáis desde los formularios, me llega con el destinatario «Emailmeform» para algunos de los blogs, y con el tema «Contacto monetizados.com» para Monetizados.
Por tanto lo que me interesa es ver los emails que incluyan esos elementos, dentro de mi bandeja de entrada y, si queréis, que no hayan sido leídos. Vamos a ello!:
in:inbox subject»Contacto monetizados.com» OR from:Emailmeform
Como veis, he usado dos filtros unidos con OR. De ahí deduces que se permiten ciertos operadores para generar refinar tu filtro. En este caso he unido una cadena de caracteres que tiene que estar en el tema del email: «Contacto monetizados.com» y otra que estará en el destinatario: «from: Emailmeform».
Buscar correos con una cierta antigüedad
No me digáis que no os ha pasado que queréis buscar un billete de transporte determinado, o el email que te mandó tu amiga en el que te contaba lo que había hecho en un viaje. Ambos emails son de hace mucho.
Lo que te tocará será ir dando a la pestañita de siguiente para ir viendo las distintas pantallas con emails (cada vez más antiguos), hasta la fecha que más o menos piensas que puede estar el correo.
En el caso de Gmail, donde se van quedamos miles de correos, esto puede ser un verdadero peñazo y te podrás tirar un buen rato dando a la flechita hasta la fecha que deseas.
Pues bien, si tienes más o menos claro que fue entre una fecha determinada el correo que quieres buscar, vamos a usar el siguiente filtro:
in:inbox after:2009/04/16 before:2009/04/18
Que te buscará los correos entre la fecha «before» y «after».
En definitiva, podrás hacer filtros todo lo avanzados que quieras, ya que podrás combinarlos ilimitadamente unos con otros.
Hay otras opciones también interesantes que podrías considerar como, por ejemplo:
Buscar correos que tengan adjuntos. Además que sean mayores a X tamaño.
Correos en los que se haya copiado a una determinada persona.
Buscar en tus chats o en tus conversaciones de Google+.
etc etc.
Puedes encontrar una lista completa de estos comandos en este artículo propiedad de Google.
Cómo accedo rápidamente a estos filtros
Esto está muy bien, pero habrá que buscar una forma para que podamos acceder a estos filtros que nos hemos currado de una forma rápida.
Con la opción de crear filtros básicos, podremos guardarlos como nuevo filtro y acceder a ellos siempre que queramos. Lo que pasa es que no es muy avanzado lo que podremos hacer y no nos dejará tanta libertad para encontrar exactamente lo que buscamos como los parámetros de la forma avanzada.
Por ello, la opción que yo uso es la de guardar en favoritos las distintas búsquedas.
Una vez que estés logado en tu cuenta de Gmail, podrás acceder a esas url que has guardado con las diferentes búsquedas.
Por ejemplo, podrías tener algo parecido a esto:
Esta es una captura de parte de mis favoritos en el navegador. Si pulso en cualquiera de ellos, ya me saldrán solo los mensajes de correo concretos que quiero encontrar.
Bien, espero que te haya parecido interesante esta opción para ahorrarte un tiempo gestionando tu correo en Gmail.
¿Qué te parece? ¿La estabas usando ya? ¿Qué filtros usas si es así o cuales más se te ocurren que se podrían crear?
Esta entrada tiene 3 comentarios
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Maï 12/04/2013
Me encanta la frase «que se te vaya algo de las manos»…
Llevo semanas pensando que se me están yendo un poquito de las manos las cuentas de gmail y mira que tengo etiquetas, colores y estrellitas pero estoy poco a poco integrándolo con evernote y mi objetivo es conseguir una bandeja de entrada a 0.
Genial el post me parece muy útil y me lo guardo para consultar 🙂
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Javier Elices 12/04/2013
Hola Maider!
Genial, me alegra muchísimo que te hayas pasado a leer el artículo, mucho más que te haya parecido interesante, y ya ni te cuento que hayas dejado un comentario!! 😉
Mil gracias por ello!!!
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Luis Mena 12/19/2013
Yo vengo usando los filtros de Gmail desde hace algún tiempo y la verdad que es una herramienta muy útil para organizar los correos entrantes. Creo que es una de las opciones más útiles de Gmail.